Una de las preguntas que más nos podemos hacer antes de arrancar un proyecto es qué tan rentable resulta implementar Odoo. Es una pregunta válida. A diferencia de comprar una máquina que produce X unidades por hora, los beneficios de un ERP son en parte tangibles y en parte intangibles, y eso hace que muchas empresas pospongan la decisión simplemente porque no saben cómo cuantificarla.
La buena noticia es que el retorno de inversión de una implementación de Odoo sí se puede medir con precisión. Solo hace falta definir los indicadores correctos antes de empezar, registrar la línea base y volver a medir después del go live. El problema casi nunca es que el beneficio no exista, el problema es que nadie se tomó el tiempo de documentarlo antes de arrancar.
En Business Insights México nos hemos encontrado con empresas que después de implementar Odoo saben perfectamente que su operación mejoró, pero no pueden ponerle un número. Eso les cierra la puerta para justificar la inversión frente a un socio, un consejo o un banco, y también les impide replicar el mismo criterio cuando evalúan el siguiente proyecto de tecnología.
Por qué cuesta tanto calcular el ROI de un ERP
El error más común es tratar de justificar un ERP únicamente por el costo de la licencia contra el costo de no tenerla. Esa comparación casi nunca convence a nadie porque deja fuera lo que realmente mueve la aguja en una empresa. Las horas que se pierden reconciliando información entre áreas, los errores que se repiten mes tras mes, el tiempo que tarda una factura en salir. Nada de eso aparece en una hoja de cálculo de costos, pero es justo ahí donde está el retorno de inversión real.
Otro error frecuente es medir demasiado tarde. Cuando el proyecto ya lleva seis meses de operación y a alguien se le ocurre preguntar cuánto se ahorró, ya nadie recuerda con precisión cómo operaba la empresa antes. Los recuerdos tienden a suavizar lo malo del pasado, y eso hace que la comparación pierda fuerza justo cuando más se necesita.
Por eso antes de implementar conviene sentarse a definir qué se va a medir y cómo. Sin línea base no hay forma de demostrar después que el proyecto valió la pena, y ese ejercicio no toma más de un par de reuniones si se hace con las personas correctas en la sala.
Los rubros que sí puedes medir:
Reducción del tiempo en procesos administrativos
Antes de implementar Odoo mide cuántas horas dedica tu equipo a procesos que van a automatizarse. Generación de reportes, conciliación de información entre áreas, captura duplicada de datos, seguimiento manual de pedidos. Después del go live vuelve a medir esas mismas horas.
La diferencia multiplicada por el costo hora de las personas involucradas te da un ahorro concreto. Si el equipo administrativo ahorra 40 horas mensuales a un costo promedio de 120 pesos por hora, el ahorro es de 4,800 pesos al mes o 57,600 pesos al año.
Reducción de errores y reprocesos
Antes del proyecto registra la frecuencia y el costo de los errores operativos más comunes. Facturas con datos incorrectos, pedidos duplicados, discrepancias de inventario, pagos mal aplicados. Haz el mismo seguimiento después de implementar. La reducción en la tasa de errores tiene un valor económico directo en horas de corrección evitadas y en el impacto que esos errores tienen frente al cliente.
Mejora en el ciclo de cobranza
Si Odoo permite facturar más rápido y dar seguimiento automatizado a las cuentas por cobrar, el efecto en el flujo de efectivo se puede medir de forma muy concreta. Compara el DSO o días de cuentas por cobrar antes y después del proyecto. Una reducción de 5 días en el DSO en una empresa con ventas de 3 millones mensuales equivale a 500,000 pesos adicionales de liquidez disponible.
Aumento en la productividad del equipo comercial
Si el área de ventas adopta Odoo CRM mide el número de oportunidades en seguimiento, la tasa de conversión y el tiempo promedio del ciclo de venta antes y después. Una mejora de apenas 2 puntos porcentuales en la conversión puede representar un aumento de ingresos importante dependiendo del volumen de oportunidades que maneje la empresa.
Reducción en costos de inventario
Para empresas con operación de almacén compara el nivel de inventario promedio, las mermas por vencimiento o daño y los quiebres de stock antes y después. Odoo permite configurar puntos de reorden y reposición automática, lo que suele reducir el capital inmovilizado en inventario sin sacrificar disponibilidad.
Estos cinco rubros no aplican de la misma forma para todas las empresas. Una firma de servicios profesionales probablemente va a sentir el mayor impacto en cobranza y productividad comercial, mientras que una empresa con almacén va a ver el efecto más claro en inventario y en reprocesos. Lo importante no es medir los cinco a fuerza, es identificar cuáles son relevantes para tu operación y enfocar ahí el esfuerzo de medición.
Un ejemplo de cómo se ve esto en la práctica
Una empresa mediana de distribución que acompañamos en su implementación tenía un problema recurrente de quiebres de stock combinado con reportes de ventas que llegaban con una semana de retraso. Antes de arrancar el proyecto documentamos tres cosas: el costo hora del equipo administrativo, el número de quiebres de stock mensuales y el tiempo que tomaba cerrar el reporte de ventas de cada mes.
Después de la implementación, el cierre de reportes pasó de tomar cinco días hábiles a estar disponible el mismo día en que terminaba el mes. Los quiebres de stock bajaron de forma notable gracias a los puntos de reorden automáticos, y el equipo administrativo liberó horas que antes se iban en conciliar información entre ventas y almacén. Traducido a pesos, esos tres cambios por sí solos justificaron la inversión completa del proyecto antes de cumplir el primer año.
Este tipo de ejercicio es el que recomendamos replicar en cualquier proyecto, sin importar el tamaño de la empresa. No hace falta medir absolutamente todo, basta con elegir dos o tres indicadores que de verdad le duelan a la operación y darles seguimiento con disciplina.
Errores comunes al medir el ROI
El primero es no involucrar a las personas que van a usar el sistema todos los días en la definición de qué se va a medir. Son ellas quienes mejor conocen dónde está el dolor real, y dejarlas fuera del ejercicio suele producir indicadores que se ven bien en una presentación pero que no reflejan lo que de verdad cambió en el día a día.
El segundo es confundir actividad con resultado. Que el equipo use más el sistema o que se generen más reportes no es en sí mismo un beneficio, el beneficio está en lo que esa actividad permite dejar de hacer o hacer mejor. Vale la pena revisar cada indicador y preguntarse qué decisión de negocio se toma mejor gracias a él.
El tercero es no revisar los números después del primer año. El ROI de un ERP no termina en el go live, muchas veces sigue creciendo conforme el equipo se vuelve más eficiente usando el sistema y conforme se automatizan procesos adicionales que al inicio del proyecto no se contemplaron.
Cómo construir el número final
El ROI se calcula como beneficios totales menos costo de implementación entre costo de implementación por cien.
Para calcularlo correctamente hay que incluir en el costo de implementación la licencia, la consultoría, la capacitación y el tiempo interno del equipo del cliente durante el proyecto. En los beneficios se suman los ahorros cuantificables del primer año completo de operación.
En la mayoría de las implementaciones bien ejecutadas el ROI del primer año se ubica entre 40% y 150%, dependiendo del tamaño de la empresa y de la complejidad de la operación. Lo importante es medirlo con datos reales y no con estimados genéricos.
Medir el retorno de inversión de una implementación de Odoo no es un ejercicio opcional, es lo que convierte al proyecto en una decisión de negocio y no en un acto de fe. Si tu empresa está evaluando dar este paso, en Business Insights México te ayudamos a construir el caso de negocio antes de arrancar cualquier implementación.
¿Listo para dejar de operar a ciegas y tomar decisiones con datos reales? En Business Insights México te ayudamos a dar ese paso.